Bilddatenverwaltung
Aus eBusiness-Standards
Die Bilddatenverwaltung beschäftigt sich als Teil der Medienverwaltung (MAM: Media Asset Management) mit der softwaregestützten Archivierung, Verarbeitung und Nutzung von Bildern und grenzt sich dadurch von anderen Assets wie Audio, Video und Dokumenten ab. Bilddatenverwaltungen tauchen auf im
- privaten Bereich
- Verwaltung eigener Bilder
- Photosharing-Plattformen wie flikr, locr oder Wikimedia Commons
- öffentlichen Bereich
- Bilddatenbanken zu Kunst, Geschichte und Kultur wie Stichwerkprojekt, Bildindex oder die Bridgeman Art Library
- und im gewerblichen Bereich
- Herstellern von Bilddatenverwaltungen von der out of the box Lösung bis zur Individualprogrammierung, von der Insellösung bis zum integrierten Bestandteil von PIM-Lösungen
- Anbieter von Bilddatenbanken als gewerbliche Bildarchive
- Nutzung im nicht-Kerngeschäft
Die Bilder (Assets) werden in einer zentralen Datenbank abgelegt, mit Eigenschaften angereichert und stehen dann dem Anwender zu Recherchezwecken und zum Download zur Verfügung. Begonnen haben die Bilddatenverwaltungen als zentraler Ablageort unternehmensweit wichtiger und relevanter Bilder; liegt der Fokus bei der optimalen Nutzung der abgelegten Objekte und der Verknüpfung weiterer unternehmensrelevanter Informationen wie zugehörige Produkte oder relevante Dokumente.
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Nutzen einer Bilddatenverwaltung
Ohne eine Bilddatenverwaltung kann nicht gewährleistet werden, welches das gültige, aktuelle oder passende Bild ist. Durch die zentrale Ablage aller Bilder können aktuelle von nicht aktuellen Bildern unterschieden werden. Es wird verhindert, dass Bilder erstellt werden, die bereits existieren aber nicht gefunden werden oder nicht im Zugriff sind. Als Folge der Digitalisierung der Bilder sind diese sofort und überall verfügbar, Zeitverlust und Kosten durch Versand werden eliminiert. Ist die Bilddatenverwaltung einfach zu handhaben, lässt sich hierüber der Bedarf an Bildmaterial von intern und extern decken und durch die eigene Beschaffung von Assets durch den Nutzer reduziert sich der interne organisatorische Aufwand, Versandzeit und -gebühren. Ein Nebeneffekt ergibt sich durch die Konsolidierung der Daten in einen zentralen Container. Nun ist es leicht möglich, Diskrepanzen der Bilder in Bezug auf CorporateDesign festzustellen.
Technik
Heute werden die Bilddatenverwaltungen für den Anwender webbasiert angeboten. Hierdurch fallen Installation und die Beachtung von Betriebssystem-spezifischen Eigenschaften weg. Dahinter stehen Datenbanken, die entweder allein der Bilddatenverwaltung dienen oder zum Beispiel Bestandteil eines PIM-Systems sind.
Anforderungen an eine Bilddatenverwaltung
Die Anforderungen hängen immer vom spezifischen Bedarf im Unternehmen ab, dennoch lassen sich die wichtigsten Eigenschaften verallgemeinern:
Muss-Kriterien
- Umgang mit Bildformaten: Eine Bilddatenverwaltung muss in der Lage sein, alle Bildformate speichern zu können und für alle gängigen Formate auch eine Vorschau anzeigen können. Existierten im Unternehmen spezielle Formate, müssen in die Bilddatenverwaltung Konverter eingebunden sein, die auch für diese Formate eine Vorschau erzeugen können.
- Suche: Neben einer schnellen Direktsuche und einer Detailsuche, in der nach spezifischen Eigenschaften der Bilder gesucht werden kann müssen die die Suchmechanismen so reagieren, dass eine Relevanz von Suchanfrage zu Suchergebnis erstellt werden kann und diese für die Sortierung des Suchergebnisses herangezogen werden kann.
- Vernetzung: In jedem Fall ist eine Bilddatenverwaltung nicht als Inselinformation zu betrachten. Jedes Bild hat einen Bezug zu anderen Assets wie Dokumenten oder Bildern aber auch zu den im Unternehmen produzierten und verkauften Produkten. Aus diesem Grund sollte die Bilddatenverwaltung nur ein Baustein einer umfassenden Lösung sein, wie zum Beispiel eines PIM-Systems und zusätzlich Schnittstellen zu anderen Systemen bieten.
- Komplexität: Neben dem eigentlichen Bild sind dessen Metainformationen ebenso von Relevanz. Unter Metainformationen sind alle technischen (Größe, Format, Auflösung, usw.), inhaltlichen (Bezeichnung, Beschreibung, Suchwörter, Gültigkeit, usw.) und administrativen (Rechte, Autor, usw.) Eigenschaften der Bilder zu verstehen. Bilddatenverwaltungen sollten zum einen in der Lage sein, diese Informationen verarbeiten oder erzeugen zu können.
Soll-Kriterien
- Rechtemanagement: Mit der Anzahl der Anwender wächst auch der Bedarf der Differenzierung der Zielgruppen und deren Rechte. Nicht jede Zielgruppe darf alles sehen und herunterladen und nicht jedes Bild darf für jeden Zweck heruntergeladen werden. Diese Anforderungen werden durch Benutzerverwaltung und durch Freigabe-Workflow gesteuert.
- Upload: Über eine Upload-Funktion werden Anwender außerhalb der Firewall wie Agenturen in die Lage versetzt, Bilder in das System zu laden; hierfür ist eine sinnvollerweise webbasierte Uploadmöglichkeit ein Lösungsansatz. Diese sollte den Asset allerdings nicht ungeprüft in die Bilddatenverwaltung laden, sondern durch einen definierbaren Workflow zur Freigabe regelbar sein. Der Upload sollte dann ebenfalls in der Lage sein, dass auch Metainformationen am Bild gepflegt werden können.
- Versionierung: Über die Versionierung besteht die Möglichkeit, alte Versionen von Bildern vorhalten zu können, eine Notwendigkeit entsteht unter anderem aus rechtlicher Sicht, wenn Aufbewahrungsfristen gewährleistet werden müssen.
Kann-Kriterien
Es gibt eine Vielzahl von Eigenschaften, die je nach Unternehmensausrichtung und Ziel der Anwendung sinnvoll sein können. Beispiele hierfür sind das Versehen von Bildern mit einem Wasserzeichen beim Download oder die Online-Bearbeitung von Bildern in Bilddatenverwaltung.
Standards
Die Bilder selbst werden in den Bilddatenverwaltungen in allen gängigen Formaten abgelegt. Welche Formate benötigt werden, hängt davon ab, wie weit die Assets gestreut werden sollen, ob die Assets weiterverarbeitet werden sollen oder welche Formate im Unternehmen verwendet werden. Neben den Formaten gibt es Standards bei der Erzeugung und Speicherung von Metainformationen der Bilder:
- Exif: Metainformationen, die bei der Erstellung (Fotografie) von Bildern erzeugt werden
- IPTC: technische Details, Rechte, Beschreibung zum Inhalt
